En toolbox med tre øvelser hjælper teams i Arla med at bruge personaer, når de skal designe løsninger til koncernens medarbejdere.
Opdateret 26. september 2024
Du har indsamlet en mængde kvantitative data. Du har gennemført over 100 kvalitative interviews. Du har sorteret og grupperet og sammenholdt de mange, mange data. Du har kort sagt brugt månedsvis på at skabt en håndfuld personaer, der repræsenterer over 20.000 medarbejdere i en global koncern med afdelinger i 25 lande.
Læs også: Arlas globale personaer viser, hvad der driver medarbejderne.
Men næsten ingen i organisationen bruger dem.
Hvad gør du så?
Den situation befandt Marcela Alvarado, Digital Communications Manager i Arla, sig i for ikke så forfærdelig længe siden.
“Mine kolleger i andre afdelinger havde svært ved at se værdien af personaerne. Det var uklart for dem, hvad de kunne bruge personaerne til. Og hvordan de kunne bruge dem,” fortæller Marcela Alvarado.
Fra udvikling til implementering
Hun og hendes team indså, at det, de troede var afslutningen på deres personaprojekt, kun var begyndelsen. Så de smøgede ærmerne op og startede forfra. Persona-udviklingsprojektet blev fulgt op af et persona-implementeringsprojekt.
“Vi havde været ud at fortælle om personaerne. Det var ikke nok. Vi måtte også vise, hvordan og hvornår de kunne bruges. For at gøre det, gik vi i gang med at designe arbejdsredskaber, der skulle hjælpe kolleger i Arla med at koble personaerne til deres egne processer,” siger Marcela Alvarado.
At kunne designe relevante arbejdsredskaber krævede, at Marcela Alvarado og hendes team kendte og forstod kollegernes arbejdsprocesser. Det tog mange samtaler og møder i forskellige afdelinger.
Toolbox med tretrinsraket
Det viste sig, at personaerne kunne være nyttige til vurdering af idéer til medarbejderrettede tiltag og projekter.
Resultat blev en toolbox, der er samlet på en intern hjemmeside, og som er illustreret med en tretrinsraket.
Tretrinsraketten består af tre øvelser, der hver især udgør et trin i en samlet proces.
- En vurdering af det projekt, man sidder med.
- Målgruppevalg, hvor man vælger en persona at arbejde med. Det kan være et helt nyt projekt eller en eksisterende løsning.
- En vurdering af projektet fra den valgte personas perspektiv.
Trin 2-3 kan gentages med alle fem personaer for at inddrage samtlige medarbejderperspektiver i projektet.
Dialog gennem arbejdsark
Til hvert trin hører et arbejdsark.
“Det er i trin 3, mine kolleger rundt omkring i organisationen for alvor går i dialog med personaerne. Raketten er udformet, så den leder dem hen til det trin gennem nogle indledende øvelser. Og så guides de selvfølgelig også gennem dialogen med den valgte persona ved hjælp af det tilhørende arbejdsark,” forklarer Marcela Alvarado.
Hun uddyber, at materialet lægger op til at blive brugt af teams.
Arbejdet med tretrinsraketten giver gevinster
Den direkte gevinst af arbejdet med tretrinsraketten er, at teamene får tænkt medarbejderne ind i deres projektidé, så den bliver mere robust.
Som indirekte gevinst hjælper personaerne teamene med at skabe et fælles billede af slutbrugere, Arlas medarbejdere. Det sidste er en stor hjælp undervejs i projektarbejdet.
Marcela Alvarado fortæller:
“Personaerne gør det lettere at kommunikere om slutbrugerne. Det er en kæmpe fordel at kunne pege på en feature og sige: ‘Vil Alex vil vide, hvad han skal stille op med den dér?’ Forudsætningen er at alle i teamet kender personaen Alex, og derfor kan diskussionen starte et helt andet og konkret sted, end hvis vi ikke havde havde personaerne og skulle stykke viden sammen udfra det, vi hver især kender til.”
Læs også: Jo, du har allerede en persona. En implicit persona.
Sprints og design thinking
Ud over selve tretrinsraketten indeholder Arlas toolbox også eksempler på projekttyper, hvor personaer kan bruges, og forslag til, hvornår i et projekt, teamet kan arbejde med personaer.
Bl.a. sprints og design thinking-forløb fremhæves som processer, personaer ikke bare kan understøtte, men også berige og accelerere.
“Det er processer, hvor der er behov for indsigtsarbejde. Og det er lavet med personaerne. Med vores toolbox bliver det lige til at bruge,” påpeger Marcela Alvarado.
“Vi gør forresten også en dyd ud at af fortælle, hvor personaerne ikke kan bruges. Vores personaer kan fx ikke bruges til at udforme en konkret tekst til intranettet.”
Testet i interne afdelinger
Marcela og hendes team har testet toolboxen i interne afdelinger for it, hr og finans i Arla.
Efterfølgende har de været ude at præsentere toolboxen i fx innovationscentre. Resulatet er, at arbejdet med personaerne lidt efter lidt bliver integreret i relevante afdelinger og teams.
Du kan møde Arlas personaer som en blandt flere cases i min bog Valide personaer – trin for trin. Bogen guider dig igennem den proces, det er at lave personaer og at tage dem i brug.
