Når du planlægger og afholder en workshop med deltagere fra mange kulturer, skal du blandt andet have fokus på relationer og tryghed. Ellers risikerer du, at din workshop flopper.
Forestil dig, at du skal holde en workshop med deltagere fra Kina, Indien, Egypten og Mexico.
Du satser på at skabe en uformel, afslappet stemning med højt energiniveau, og du har planlagt aktiviteter, hvor deltagerne fra første minut kommer på banen og både skal tænke nyt og bruge deres kritiske sans. Blandt andet skal de lave en omvendt brainstorm og få 100 dårlige idéer i plenum.
Workshoppen går desværre langtfra som planlagt. De internationale deltagerne kommer dryssende op til en halv time efter workshoppens start. De er tilbageholdende med at bidrage, og den omvendte brainstorm må du afbryde allerede ved 18 dårlige idéer.
Hvad gik galt?
Det kan Bente Kjems Dyring svare på. Hun er magister i kinesisk og indehaver af konsulentvirksomheden Dyring Consulting. Her beskæftiger hun sig blandt andet med kulturtræning og tværkulturel forståelse i globale virksomheder, som har behov for at samarbejde på tværs af kulturer og landegrænser.
Forstå, at du har en (flad) kultur
I din workshop begik du fem klassiske fejl, fortæller Bente Kjems Dyring. Fejlene opstår på grund af manglende forståelse af egen og andres kultur.
“Vi tænker ikke altid over det til daglig, men der er så meget kultur gemt i måden, vi kommunikerer og udfører vores daglige opgaver på,” siger Bente Kjems Dyring.
Som workshopleder er det vigtigt forstå, at den danske kultur adskiller sig fra en stor del af verden, blandt andet ved at have en forholdsvis uformel omgangsform og en flad magtstruktur.
Omvendt er mange lande i Asien, Afrika, Sydamerika og i Sydeuropa meget mere hierarkisk organiserede. Her sætter ens plads i hierarkiet grænser for ens muligheder og for, hvad og hvordan man forventes at kommunikere.
Fejl #1. Du går ud fra, at alle møder punktligt
“Måden, vi mennesker betragter tid og forholder os til tid på, varierer på tværs af kulturer,” fortæller Bente Kjems Dyring.
I Danmark er vi glade for punktlighed. Det betragtes som respektløst over for andre, hvis man dukker op bare få minutter senere end et aftalt tidspunkt. Vi bestræber os på at undgå forsinkelser, og hvis det alligevel sker, undskylder vi.
“Men en kineser eller en spanier ville aldrig sige undskyld for at komme for sent,” siger hun.
Bente Kjems Dyring forklarer, at tidsopfattelsen i mange kulturer er mere cirkulær end den er i Nordeuropa:
“Nordeuropæere har tendens til at opfatte tid som lineær og tid er en knap ressource, som vi skal passe på. Andre kulturer har en cirkulær opfattelse af tid som noget, der kommer til dem i en uendelig strøm.”
Derfor er det ikke en selvfølge, at dine deltagere dukker op til tiden.
Gør sådan i stedet
Bente Kjems Dyring har to anbefalinger til workshoplederen, der vil øge chancen for, at alle er klar, når workshoppen begynder.
Vær for det første meget tydelig om starttidspunkt i din invitation til workshoppen. Giv også klare instrukser om, hvad deltagerne skal gøre, hvis de bliver forsinkede.
Bed for det andet deltagerne til at møde ind 15-30 minutter før det tidspunkt, workshoppen reelt skal begynde. Denne drop in-periode kan bruges til small talk og kaffe, hvilket – ud over at mindske forsinkelser – styrker deltagernes indbyrdes relationsdannelse, som du kunne læse om i sidste indlæg.
Her kan du se et eksempel på en invitation til en workshop med en drop in-periode:
Fejl #2. Du holder en hurtig navnerunde
Navnerunden er en klassisk måde at indlede en workshop på. Den skal helst holdes kort, så vi slipper for irrelevante informationer om deltagerne og ikke kommer til at kede os undervejs. Eller hvad?
“I Danmark har vi ikke tradition for at bruge lang tid på at præsentere os for hinanden – det forekommer os alt for stift og formelt. Vi foretrækker at lære hinanden at kende gennem samarbejde. Så det skynder vi os at gå i gang med efter en hurtig navnerunde,” siger Bente Kjems Dyring.
Hun fortsætter:
“Men sådan forholder det sig ikke i mange andre lande. For mennesker fra relationsbaserede og hierarkisk orienterede kulturer er indgående præsentationer et must. Det er ved at høre om andres baggrund og position, at den enkelte relaterer sig til dem. Folk har behov for detaljerede informationer om hinanden for at kunne vurdere, hvilken indbyrdes relation de kan have.”
Gør sådan i stedet
Sæt god tid af til en indgående præsentationsrunde, når du holder interkulturelle workshops. Omhyggelige præsentationer skaber tryghed hos deltagerne og er med til at lægge fundamentet for det samarbejde, som skal finde sted.
Opstil en ramme for præsentationerne, så deltagerne ved, hvilke punkter, de kan komme ind på. Hvis workshoppen afholdes internt i en virksomhed, kunne det være punkter som de følgende:
- Baggrund – hvor kommer man fra?
- Hvor længe man har arbejdet i virksomheden.
- Hvilken afdeling, man arbejder i.
- Hvad ens ansvarsområde er.
Fejl #3. Du underkommunikerer om rammer og forventninger
Navnerunder, brainstorms, plenumdiskussioner, gruppearbejde og andre aktiviteter i workshops kræver ikke nogen nærmere introduktion. Det er aktiviteter, folk kender ud og ind.
Forkert.
“Hvis man kommer fra en anden kulturel sammenhæng, kender man ikke nødvendigvis disse aktiviteter. Og selv om man gør, aner man ikke, hvad der forventes af én i en dansk sammenhæng,” påpeger Bente Kjems Dyring.
Det er et problem, for hvis man ikke ved, hvad der forventes af én, vil man have svært ved at levere det.
Særligt gruppearbejde skal du passe på med at antage, at dine workshopdeltagere er fortrolige med. Gruppearbejde er en del af en skandinavisk pædagogisk tradition og meget lidt udbredt i andre dele af verden.
Gør sådan i stedet
Bente Kjems Dyring råder til altid at indlede en aktivitet med at fortælle
- hvad formålet er med aktiviteten
- hvordan aktiviteten forløber
- hvad du forventer, deltagerne gør undervejs
- hvilket output, du forventer fra deltagerne.
“Jeg kan næsten ikke understrege nok, hvor vigtigt det er at kommunikere klart og tydeligt. Hvis du føler, du overkommunikerer, så er dit kommunikationsniveau sikkert næsten tilstrækkeligt,” siger hun.
Fejl #4. Du forventer, at deltagerne giver deres mening til kende i plenum
Fællesaktiviteter såsom brainstorms og diskussioner, hvor alle kan byde ind, hører til i en workshop. Det er her, synergien mellem deltagerne er størst og skaber mest dynamik.
Nej, ikke nødvendigvis.
“Workshopdeltagere fra mere hierarkisk orienterede kulturer føler sig typisk utrygge ved at udtrykke deres mening i plenum. De er vant til, at det kan være risikabelt at sige, hvad man mener. At man dermed udstiller sig selv,” fortæller Bente Kjems Dyring.
Derfor risikerer du, at din plenumaktivitet falder til jorden med en lang række passive deltagere.
Gør sådan i stedet
Løsningen er ifølge Bente Kjems Dyring at lade deltagerne arbejde i mindre grupper:
“I små grupper kan deltagerne opbygge fortrolige rum. Her kan de få en dybere fornemmelse af, hvem de interagerer med, så de kan føle sig sikre på, at de kan dele deres mening, uden det får ubehagelige følger for dem.”
Husk at kommunikere om rammer og forventninger til gruppearbejdet, så du ikke begår fejl nr. 3.
Du kan samle op på gruppearbejdet i plenum.
Fejl #5. Du prioriterer mundtlighed
Mange workshops er skruet sammen, så deltagerne kommer med mundtlige bidrag. Fx kan de blive bedt om at fremlægge resultatet af deres gruppearbejde mundtligt.
Det er ikke nødvendigvis en god idé, når du holder workshops med internationale deltagere.
“Hvis folk ikke er fra et engelsktalende land, kan de tit have sværere ved engelsk, end man lige regner med. Samtidig kan deres accent stå i vejen for forståelsen, når de udtrykker sig mundtligt,” forklarer Bente Kjems Dyring.
Hun påpeger, at engelskundervisningen mange steder i verden er mere orienteret mod det skriftlige end det mundtlige.
Gør sådan i stedet
Giv dine workshopdeltagere mulighed for at udforme deres bidrag på skrift. Det er de skolede i, og det er de trygge ved.
“Hvis det er en fysisk workshop, så giv dem et flipchart, hvor de kan notere hovedpointer,” foreslår Bente Kjems Dyring.
Ved en online workshop kan en tjeneste som Padlet benyttes til samme formål.
Læs mere om workshops
Jeg håber, du med kendskabet til de tre fejl kan styre udenom de værste faldgruber, næste gang du holder en interkulturel workshop.
Du kan læse mere om, hvordan du bærer dig ad med at planlægge og afholde workshops – med eller uden internationale deltagere – i bogen Værdiskabende workshops – trin for trin, som jeg har skrevet sammen med Tine Wirenfeldt Jensen. Bente Kjems Dyring bidrager med en case i bogen om deltagernes forudsætninger og interaktion.
Der er også inspiration at hente i e-hæftet “5 ideer til aktiviteter i din næste workshop eller fokusgruppe”, som du får kvit og frit, når du tilmelder dig mit nyhedsbrev:
Dette indlæg er en samlet og opdateret version af to indlæg fra 2020.
Fotos: Pixabay, Heinrich Böll Stiftung og Dyring Consulting.
