Forberedelse er alfa omega, når du vil skabe engagerende online workshops. Få gode råd af ph.d. Tine Wirenfeldt Jensen, der som konsulent og underviser har holdt langt over hundrede workshops.
Står du og skal holde en online workshop?
Du har sikkert tidligere holdt workshops, hvor deltagerne er mødtes fysisk, og du er godt klar over, at du skal gøre noget anderledes, når workshoppen rykker over i et online miljø.
Måske har du haft lejlighed til at deltage i online møder og har oplevet, hvordan det kan være svært at holde fokus og energiniveau højt gennem lange slidepræsentationer.
Men hvad kan du gøre for at engagere dine deltagere i en online workshop?
Du skal først og fremmest gennemtænke og styre workshopforløbet meget mere end ved en traditionel workshop.
Det påpeger Tine Wirenfeldt Jensen, ph.d. i Uddannelsesvidenskab, cand.mag. i blandt andet Informationsvidenskab og ejer af konsulentvirksomheden MeToDo. Hun har mange års erfaring med at holde workshops og med online formater.
Gør strukturen tydelig
Når workshoppens deltagere sidder bag hver deres skærm, er det meget svært for dem at få overblik over, hvad der skal ske samt hvornår, hvordan og hvorfor.
Tine Wirenfeldt Jensen udtaler:
“Når de ikke har overblik over, hvad der skal foregå, bliver det svært for dem at opleve workshoppen som sammenhængende og meningsfuld. Det kan gøre dem mindre tilbøjelige til at deltage i aktiviteterne, og de kan begynde at sive fra workshoppen.”
Derfor skal du som arrangør sørge for, at strukturen og formålet med workshoppens enkelte dele er klar for deltagerne. Udsend gerne materiale på forhånd. Så er du sikker på, at deltagerne har det og kan se det hele tiden.
“Noget så banalt som at vide, hvornår der kommer en pause, er vigtigt, når workshoppen foregår online. Hvis det ikke er klart, tager deltagerne selv pauserne. Og så mister du deres engagement,” siger Tine Wirenfeldt Jensen.
Fordel roller blandt arrangørerne
Måske er du ikke alene om at afholde workshoppen. Hvis I er flere arrangører, er det vigtigt at fordele opgaver og roller mellem jer:
- Hvem siger/gør hvad – og hvornår?
- Hvem tager sig af aspekt X?
- Hvad gør I, hvis situation Y opstår?
Det gælder navnlig, hvis I befinder jer hver for sig, når workshoppen afholdes. For så har I ikke mulighed for med et hurtigt nik at afgøre, hvem der tager sig af et praktisk issue, eller hvem der besvarer et spørgsmål fra en deltager.
Tine Wirenfeldt Jensen anbefaler at udnævne en teknisk ansvarsperson blandt arrangørerne. Så det er helt klart, hvem der tager sig af de tekniske problemer, som tit opstår i forbindelse med online arrangementer.
“Oplys deltagerne om jeres roller. Det er med til at skabe tydelige rammer. Så ved deltagerne, hvem de kan rette henvendelse til i forskellige situationer, og hvorfor I agerer, som I gør,” tilføjer hun.
Skab et vi
Ved fysiske workshops sker der en masse ting, der er med til at skabe et fællesskab mellem deltagere, arrangører og oplægsholdere.
Fællesskabet opstår, når deltagerne cirkulerer omkring et kaffebord, kommenterer kagerne, snakker om det seneste oplæg over en frokost, ler sammen ad en oplægsholders humoristiske ytring osv.
“De ting sker bare ikke online,” pointerer Tine Wirenfeldt Jensen. “Derfor skal du som arrangør arbejde målrettet på at etablere et vi. Gerne så tidligt som muligt i workshoppen.”
Hun giver et konkret forslag til, hvordan det kan gøres:
- Forbered en afstemning om noget, den enkelte deltager gør, oplever eller mener.
- Gennemfør afstemningen tidligt i workshoppen og se på resultaterne sammen med deltagerne.
- Eller send deltagerne ud i grupperum og lad dem diskutere svarene.
- Du kan også lade deltagerne byde ind med manglende svarmuligheder i afstemningen i chatten.
“Det behøver ikke være en afstemning. Men tænk i øvelser, som aktiverer deltagernes egne følelser, interesser, erfaring og engagement fra starten,” påpeger Tine Wirenfeldt Jensen.
Gennemtænk dit oplæg
I mange workshops indgår oplæg. Måske skal både du eller en anden levere et oplæg?
Oplægsholdere skal være opmærksomme på, at det manglende fællesskab også vil præge deres oplæg. De kan ikke regne med at få nogen respons undervejs.
“Mange oplægsholdere er rigtig gode til at gribe deltageres reaktioner. Men ved online oplæg er de afskåret fra at have den ping-pong-udveksling med deltagerne. De er på egen hånd og taler til en skærm, som de hverken kan trække dialog, inspiration eller energi fra,” forklarer Tine Wirenfeldt Jensen.
Det betyder, at forberedelse bliver vigtigere end normalt. For der opstår sjældent noget i situationen, oplægsholderne kan gribe og bygge videre på.
“Oplægsholdere skal virkelig gennemtænke deres oplæg, så de ikke gør sig selv afhængig af det, som opstår i øjeblikket. Ellers risikerer de at stå og famle,” råder Tine Wirenfeldt Jensen.
Hun opfordrer desuden til at holde oplæggene korte og lade dem indeholde involverende elementer. Det kan være refleksionsspørgsmål, som giver mening i forhold til det enkelte oplægs emne.
Gruppearbejde i online workshops
Ud over oplæg og kortere involverende aktiviteter, er også gruppearbejde er en del af mange workshops, både online eller offline. Flere platform til online møder giver mulighed for at sende deltagerne ud i separate grupperum eller “breakout rooms”.
Mediet sætter nogle helt særlige betingelser for online gruppearbejde, som du er nødt til at forstå og tage højde for, hvis gruppearbejdet skal lykkes.
Det kan du læse mere om i indlægget Online gruppearbejde kræver minutiøs facilitering.
Få mere inspiration
Sammen med Tine Wirenfeldt Jensen har jeg skrevet bogen Værdiskabende workshops – trin for trin.
Her kan du læse om, hvordan du bærer dig ad med at planlægge og afholde workshops, uanset om de foregår i fysiske eller digitale rum.
Der er også inspiration at hente i e-hæftet “5 ideer til aktiviteter i din næste workshop eller fokusgruppe”, som du får kvit og frit, når du tilmelder dig mit nyhedsbrev:
Fotos: Jody Garnett og Managing Editor via Flickr.
