Du får bedre udbytte af din workshop, og deltagerne får en bedre oplevelse, hvis du som workshopleder undgår disse fodfejl.
Opdateret den 28. september 2022
Har du prøvet at være med i workshop, som skuffede? Enten fordi du som arrangør ikke fik det ønskede udbytte, eller fordi du som deltager havde en blandet oplevelse?
Tit hænger de to ting sammen. Hvis deltagerne ikke har en god oplevelse og fx ikke forstår, hvad arrangørerne ønsker, de skal gøre, har de svært ved at levere det ønskede resultat.
En aktivitet, vi ikke forstod
Det oplevede jeg selv som deltager i en workshop.
Workshoppen handlede om teknologi og innovation og var berammet til at vare tre timer.
Under workshoppen blev jeg og de andre deltagere i grupper bedt om at gennemføre en aktivitet, vi ikke forstod.
Resultatet var, at aktiviteten ikke blev gennemført. Deltagerne blev frustrerede, og arrangørerne måtte ændre deres program og fik ikke det ønskede udbytte af denne del af workshoppen.
8 workshop-fodfejl og hvordan du undgår dem
Hvis man så nærmere efter, blev der også begået andre fodfejl undervejs. Fodfejl, som med små justeringer kunne have været undgået. Det ville have givet arrangørerne et langt bedre udbytte af workshoppen, og deltagernes oplevelse ville have løftet sig markant.
Jeg har samlet op på alle fodfejlene og gennemgår dem herunder, hvor du også får tips til, hvordan du undgår dem.
1. INGEN MODTAGELSE
Det sker: Der er ingen, der tager imod deltagerne, når de ankommer.
Konsekvens: Resultatet er, at deltagerne bliver desorienterede ved ankomsten. De er i tvivl, om de er kommet til rette sted, hvad de skal foretage sig, og hvor de forventes at placere sig.
Du undgår fejlen ved: at lægge en plan for
- hvem der tager imod deltagerne
- byder dem velkommen
- evt. tilbyder dem en forfriskning
- viser dem på plads.
Bonustip: Opsøg aktivt deltagere, som er ankommet ubemærket.
2. DU PRÆSENTERER DIG IKKE SOM LEDER
Det sker: I forlængelse af punkt 1: Hvis ingen tager imod workshoppens deltagere, går du og dine evt. medarrangører glip af lejligheden til at præsentere jer med det samme.
Konsekvens: Dermed får I hverken signaleret, at workshoppen er en styret proces, eller skabt klarhed over den overordnede rollefordeling.
Du undgår fejlen ved: tydeligt at præsentere dig som workshopleder. Det giver trygge deltagere.
Bonustip: Præsentér dig igen i plenum, når workshoppen starter. Så er ingen i tvivl.
3. FORSINKET START
Det sker: Workshoppen bliver forsinket. Det kan skyldes tekniske problemer, forsinkede talere eller andet.
Konsekvens: Forsinkelse gør deltagerne bliver rastløse og måske endda irriterede. Det påvirker stemningen negativt.
Du undgår fejlen ved: at informere deltagerne om programændringen.
Bonustip: Hav gerne en plan B i baghånden, du kan bruge til at starte workshoppen til tiden, mens dine medarrangører får styr på det, I mangler at få styr på. En kort aktivitet eller en opvarmningsøvelse kan udgøre din plan B.
4. INGEN PRÆSENTATION AF DELTAGERNE
Det sker: Deltagerne bliver ikke præsenteret for hinanden.
Konsekvens: Det betyder, at de ikke får noget indtryk af, hvem de skal arbejde sammen med de næste timer, hvilket er et dårligt afsæt for samarbejde.
Når deltagerne ved en smule om hinanden, bliver det også lettere for dem at indlede samtaler i pauserne, hvilket er med til at give dem en bedre oplevelse af workshoppen som helhed.
Du undgår fejlen ved: at inkludere et programpunkt i begyndelsen af workshoppen, hvor deltagerne præsenterer sig for hinanden.
Bonustip: Hvis lokalet er stort nok, kan du overveje at lade deltagerne præsentere sig for hinanden, mens de går rundt på gulvet. Det giver energi og kan opleves som mere behageligt end at præsentere sig i plenum. Metoden er beskrevet som nr. 4 i Ladies Firsts inspirationskatalog
5. ISEN BRYDES IKKE
Det sker: Deltagerne bliver sat i gang med gruppearbejdet uden at have været igennem en indledende opvarmningsøvelse eller icebreaker.
Konsekvens: Dermed går deltagerne “kolde” til gruppearbejdet. Så bliver samarbejdet trægt i starten, fordi deltagerne skal bruge tid på mentalt at varme op til at arbejde sammen og på at få en fornemmelse for hinanden.
Du undgår fejlen ved: at lægge en icebreaker ind i programmet, før deltagerne skal arbejde sammen.
Bonustip: Præsentationsformen, som er beskrevet i punkt 4, kan fungere som icebreaker. Jeg har beskrevet en anden icebreaker i indlægget Hjælp kreativiteten på vej med cut-up-teknikken.
Du kan også finde mange ideer til icebreakers online, fx i disse slides:
6. MANGLENDE FACILITERING
Det sker: Efter en fælles introduktion til gruppearbejdet arbejder deltagerne på egen hånd i grupperne.
Konsekvens: Deltagerne kan ikke umiddelbart få svar på deres spørgsmål.
Hvis opgaven er let at gå til og veldefineret, behøver det ikke være et problem. Men hvis opgaven er svær og/eller opgavebeskrivelsen er uklar eller mangelfuld, kan den manglende hands-on facilitering betyde, at deltagerne må opgive at løse opgaven.
Du undgår fejlen ved: at placere en facilitator i hver gruppe, som kan hjælpe arbejdet på vej og besvare evt. spørgsmål. Hvis I ikke er nok arrangører til, at alle grupper kan have en facilitator, kan facilitatorerne gå rundt mellem flere grupper.
Bonustip: Test arbejdsopgaven på forhånd. Udfør den som minimum selv i arrangørgruppen, men lad også gerne kolleger eller andre prøve kræfter med opgaven. Justér opgaven ud fra den feedback, du får.
7. DU OMBESTEMMER DIG
Det sker: Du annoncerer, at noget bestemt skal ske, fx som opsamling på gruppearbejdet. Men så ombestemmer du dig og undlader at gennemføre den annoncerede handling – uden at orientere workshoppens deltagere.
Konsekvens: Som resultat føler workshoppens deltagere sig desorienterede. Deres engagement og motivation kan påvirkes negativt.
Du undgår fejlen ved: at orientere workshoppens deltagere om evt. ændringer i programmet og giv gerne en kort forklaring på ændringerne.
Bonustip: En workshop kan sagtens udvikle sig uforudset, så det bliver nødvendigt med ad hoc-ændringer i programmet.
Det kan du tage højde for ved at undlade at præsentere et alt for detaljeret program for deltagerne i starten. Detaljerne kender du og de øvrige arrangører, mens deltagerne får præsenteret et program, der i grove træk opridser, hvad der skal ske under workshoppen.
8. FORSINKET AFSLUTNING
Det sker: Workshoppen slutter ikke til den aftalte tid. Deltagerne begynder at kigge på deres ure, pakke deres ting sammen, og nogle forlader diskret lokalet.
Konsekvens: Resultatet er irriterede deltagere og manglende closure for de af deltagerne, som må forlade workshoppen på det annoncerede sluttidspunkt.
Du undgår fejlen ved: at holde godt styr på tiden igennem hele workshoppen.
- Vær realistisk, når du sætter tid af til de forskellige aktiviteter.
- Indlæg buffer-tid her og der til spontane diskussioner osv.
- Sæt god tid af til afrundingen.
- Sørg for at placere et ur, hvor du let kan se det.
Bonustip: Indlæg gerne et par “deadlines” undervejs i workshopprogrammet. Beslut på forhånd, hvornår en evt. pause skal slutte, og hvornår blokke af aktiviteter skal være overstået. Så undgår du lettere, at tiden løber fra dig.
Bonustip: bog og e-hæfte
Jeg har nu delt min læring af at være deltager i en fodfejl-behæftet workshop med dig. Den kan opsummeres sådan her:
Tydelige rammer giver trygge og motiverede deltagere. Det er dig som workshopleder, der skal skabe rammerne.
Til sidst et par bonustip:
I bogen Værdiskabende workshops – trin for trin, som jeg har skrevet sammen med Tine Wirenfeldt Jensen, lærer du at planlægge og afholde workshops, der skaber værdi for alle involverede.
Der er også inspiration at hente i e-hæftet “5 ideer til aktiviteter i din næste workshop eller fokusgruppe”, som du får tilsendt kvit og frit ved at skrive dit op til mit nyhedsbrev her:
Fotos: Innovation Lab via Flickr.com og idreamlikecrazy via Flickr.com
