Nærbillede af ringbind - måske med en konsulentrapport?

Er rapporter, hvor viden går hen for at dø?

Problemet med rapporter er, at de glemmes, og viden går tabt. Jeg vil hellere skabe levende viden.

Har du nogensinden skrevet en rapport? Blev den synlig for mange mennesker? Blev den læst af mange?

Så er du blandt de heldige få.

Rigtig mange rapporter bliver nemlig aldrig rigtig udbredt. De havner hurtigt på en hylde et sted – eller i en elektronisk dokumentmappe, hvor de er endnu sværere at få øje på. Og der bliver de.

Det gælder desværre også rapporter om brugerinddragelse, fortæller formanden for SIND, Knud Kristensen, i et indslag i P1 Orientering om årets satspulje-aftale bragt den 3. november 2015.

Rapporterne glemmes, og den viden, de formidler, går langsomt tabt.

For en tid findes den samme viden i hovederne på de medarbejdere, der har skrevet rapporten eller deltaget i det arbejde, den beskriver. Men de får som regel hurtigt travlt med nye projekter og nye rapporter.

Fra glemt viden til levende viden

I min branche er det kutyme at skrive rapporter.

Tanken om at efterlade en tyk rapport, som ingen har tid til at læse, er ikke særligt tillokkende for mig. Og rapporten som sådan er heller ikke tilstrækkeligt værdiskabende for mine kunder, synes jeg.

Blandt andet derfor har jeg udviklet konceptet dobbeltinddragelse.

Dobbeltinddragelse er brugerinddragelse, jeg udfører sammen med min kunde. Det vil sige, at kunden – eller rettere nogle medarbejdere hos kunden – arbejder tæt sammen med mig om at gennemføre brugerundersøgelser, workshops og andre aktiviteter, der har brugerne i centrum.

Det skaber viden af den slags, man kan udtrykke i en rapport.

Men det skaber også læring. Gennem samarbejdet med mig lærer medarbejderne om processer og metoder, som er anvendelige på tværs af projekter. “Levende viden” kan man kalde det, som de kan bruge en anden gang, og som eksisterer i organisationen efter, at jeg har forladt den.

To report or not to report?

Er rapporten så helt aflivet?

Nej.

Rapporten har en vigtig funktion i forhold til at dokumentere, hvad tid og penge er blevet brugt på. Systemet er simpelthen gearet til rapporter.

Mine kunder er også vant til rapporter, og mit ærinde er ikke at skabe en øjeblikkelig kulturændring på det punkt.

De forventer rapporter, så det får de.

De får rapporter, der dækker det, de skal, og lever op til kravene om dokumentation. Rapporter, som har et omfang, der inviterer til og ikke afskrækker fra læsning. Rapporter, som er formidlet, så folk faktisk har lyst til at læse dem.

Foto af Eric, Flickr.


Om Charlotte Albrechtsen

Ph.d., konsulent i brugerinddragelse og ejer af Tovejs.dk. Har arbejdet med brugerindsigt og idéudvikling siden 2002.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *